Organizācija nav jauna. Bet, neskatoties uz to, ka tas attiecas uz daudziem lieliem un vidējiem uzņēmumiem, ne visi joprojām saprot EDI ietvaros notiekošo procesu būtību. Šajā rakstā mēs centīsimies vienkāršā valodā nodot svarīgu informāciju par automatizēto procesu darbam ar dokumentiem. Kas man jādara, lai sāktu apmaiņu? Kā organizēt darbu ar primāro? Kā iesniegt atskaites, izmantojot internetu? Tālāk lasiet atbildes uz aktuālākajiem un interesantākajiem jautājumiem.

Skats no malas: kā ieviest elektronisko dokumentu pārvaldību organizācijā

Grāmatvedība ir nesaraujami saistīta ar daudzu dokumentu sagatavošanu. Vēl tikai pirms 10 gadiem grāmatvedība strādāja ar papīru, bet ir pienācis laiks pāriet uz jaunu kārtību.

Daudzos uzņēmumos iekšējie biznesa procesi jau ir automatizēti, daļēji vai pilnībā ieviešot informācijas un grāmatvedības sistēmas. Bet uzņēmuma darbība neaprobežojas tikai ar iekšējiem procesiem. Tajā pašā laikā notiek arī ārēja mijiedarbība ar darījumu partneriem.

Apskatīsim piemēru. Kad saimnieciskais darījums ir pabeigts, grāmatvedis sagatavo attiecīgos dokumentus. Apliecības par paveikto darbu viņš ievada uzņēmuma grāmatvedības sistēmā, izdrukā un nosūta darījuma partnerim, vienlaikus maksājot par pasta vai kurjerpasta pakalpojumiem. No darbuzņēmēja puses dokuments tiek skenēts un ievadīts sistēmā. Ko dara grāmatvedis? Manuāli izseko papīra dokumentu un ievada to arhīvā. Tā ir tipiska procedūra, ja nav korporatīvās informācijas sistēmas. Vai tas ir ērti?

Situācija ir pretrunīga. Tiek optimizēti tikai iekšējie biznesa procesi, ārējie paliek nemainīgi. Tomēr, vienkāršojot ārējos procesus, jūs varat vēl vairāk samazināt izmaksas – laika un finanšu. Tādējādi papīra korespondences piegāde aizņem dienas un pat nedēļas, bet informācijas pārsūtīšana digitālā formā tiek pabeigta dažu minūšu laikā.

Elektronisko dokumentu plūsmas veidi starp organizācijām

Pieņemsim, ka esat gatavs digitalizēt mijiedarbību ar darījumu partneriem. Jūs varat izvēlēties jebkuru no diviem apmaiņas veidiem.

1. Apmainīties ar dokumentiem pa e-pastu. Mēs iesakām šo mijiedarbības metodi skaidri iekļaut līgumā starp pusēm, norādot e-pasta adreses, kas tiks iesaistītas apmaiņā. Dalībnieki var izmantot jebkura veida elektronisko parakstu, ja par to vienojas, taču, parakstot dokumentus ar pastiprinātu kvalificētu parakstu, papildu vienošanās nebūs nepieciešamas.
   Stop faktors: Jūs saprotat, ka ne visu dokumentāciju var nosūtīt pa e-pastu.
2. Nosūtīt un saņemt rēķinus (IF), kā arī citus dokumentus izmantojot elektronisko dokumentu pārvaldības operatoru (EDO SF). Tam nepieciešams tikai vienreizējs pieslēgums operatora tīklam un maiņas noteikumu ievērošana, pēc tam var brīvi izmantot tā sauktā maiņas pakalpojuma funkcionalitāti. Pateicoties plašajām iespējām – tehnoloģiskajām, personāla un juridiskajām – operators nodrošina absolūti leģitīmu apmaiņu starp organizācijām.

Sāksim strādāt ar EDI

Apskatīsim tuvāk apmaiņas procedūru, izmantojot EDI operatoru SF. Lai pareizi darbotos, jums jāveic trīs vienkāršas darbības:

• Iegādājieties elektroniskā paraksta sertifikātu un kriptogrāfijas aizsardzības rīku (CIPF).
• Sazinieties ar jūs interesējošo operatoru.
• Uzaiciniet darījumu partnerus, ar kuriem jūs regulāri strādājat, apmainīties.

Pārējos organizatoriskos jautājumus risinās EDF apsaimniekotāja speciālisti. Viņu galvenais uzdevums ir nodrošināt lietotājiem ērtus darba apstākļus.

7 minūšu laikā uzzināsiet visu par ārējo elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu organizācijā, izmantojot Synerdocs servisa piemēru. Video pastāstīs par apmaiņas procedūru tīmekļa klientā: kā tos lejupielādēt no vietējās krātuves un izveidot pakalpojumā, kā uzaicināt darījumu partnerus utt.

Noskatieties video un novērtējiet Synerdocs tīmekļa klienta lietošanas ērtumu.

Izveidojiet savienojumu ar apmaiņas pakalpojumu. Procedūra

Lai sāktu EDF, jums jāsazinās ar operatora pārstāvjiem un jāapspriež divi punkti:

1. cik maksā pieslēgums?
2. kādā laika posmā tas tiks pabeigts.

Tikai pēc tam tiek noslēgts līgums ar operatoru, un Jūs pievienojaties apmaiņas noteikumiem, kuros detalizēti aprakstīti dienesta risināmie uzdevumi, tā darbības noteikumi un svarīgi juridiskie jautājumi.

Digitālā paraksta un kriptogrāfiskās informācijas aizsardzības sertifikāta iegūšana

Sertifikātu izsniedz jebkurš sertifikācijas centrs, ko akreditējusi Krievijas Federācijas Telekomunikāciju un masu komunikāciju ministrija (akreditēto CA saraksts). Bieži vien Ziemeļu flotes e-dokumentu plūsmas operatori paši veic šādu centru funkcijas un izsniedz sertifikātus caur savu partneru tīklu.

Daži vārdi par. Tas ir noteiktā secībā rakstīts rakstzīmju kopums, kas tiek pievienots dokumentam un apliecina tā autentiskumu. Ir trīs veidu paraksti: vienkāršie, uzlabotie nekvalificētie un uzlabotie kvalificētie.

Federālais likums Nr.63 “Par elektroniskajiem parakstiem” nosaka, ka ar vienkāršu vai pastiprinātu nekvalificētu elektronisko parakstu apliecinātu dokumentu var uzskatīt par līdzvērtīgu papīra dokumentam ar īstu parakstu. Tomēr elementārai elektronisko dokumentu pārvaldībai starp organizācijām var nepietikt ar vienkāršu elektronisko parakstu.

Kas attiecas uz dokumentu ar uzlabotu kvalificētu elektronisko parakstu, tas tiek uzskatīts par analogu papīra dokumentam ar ar roku rakstītu parakstu un zīmogu. Federālais nodokļu dienests atzīst par juridiski nozīmīgiem tikai tos ED, kas ir parakstīti ar kvalificētu sertifikātu.

Elektronisko parakstu izveidošanai un pārbaudei tiek izmantots kriptogrāfijas informācijas aizsardzības rīks (CIPF), kas ir speciāla programma pārsūtīto datu šifrēšanai un atšifrēšanai.

Par darījuma partneru savienošanu

Ir iespējams pārsūtīt starpuzņēmumu dokumentu plūsmu uz digitālo “lauku” tikai ar tiem darījuma partneriem, kuri jau ir saistīti ar EDF operatoru. Protams, no tiem būs ne vairāk kā puse. Bieži vien darījuma partneriem ir nepieciešama papildu motivācija, lai pieņemtu lēmumu par labu pārejai uz jaunu mijiedarbības formātu. No savas puses operators ir gatavs piedāvāt nelielu bonusu bezmaksas vai preferenciālas maiņas veidā uz noteiktu laiku. Viņš arī palīdz atrisināt visus jautājumus saistībā ar , jo viņu tieši interesē kvalificēts atbalsts esošajiem abonentiem un jaunu abonentu pievienošana.

Nav svarīgi, kuru EDF operatoru izmanto jūsu darbuzņēmējs. Varat apmainīties ar to, izmantojot viesabonēšanas tehnoloģiju. Sadarbību ar darījumu partneriem varat organizēt arī citos veidos.

Viena iespēja ir pieslēgties vairākiem apmaiņas pakalpojumiem (sistēmām) vienlaikus. Šo elektronisko dokumentu plūsmas metodi starp organizācijām sauc par vairāku operatoru. Varat to izvēlēties pats vai piedāvāt savam partnerim (ja nepieciešams).

Ko darīt, ja jūs un jūsu darījuma partneris izmantojat dažādus pakalpojumus un neviens no jums nevēlas to mainīt? Šādā situācijā optimāls ir otrais variants, kad jūs kopīgi sazināties ar saviem operatoriem un aicināt viņus izveidot biržu savā starpā.

Apkopojiet

Apkoposim. Pirms pāriet uz digitālo formātu mijiedarbībai ar darījuma partneriem, grāmatvedim jāatceras trīs detaļas:

1. Uzlabots kvalificēts elektroniskais paraksts nodrošina dokumentam juridisku nozīmi.
2. Operators garantē ātru un netraucētu elektronisko dokumentu piegādi.
3. Lai sāktu lietot pakalpojumu, jāpievienojas noteikumiem, jāiegādājas ES sertifikāts un CIPF. Pārējos jautājumus operators izlems pats.

Papīra dokumentu pārvaldība kļūst novecojusi. Papīra dokumenti tiek pazaudēti no piegādātājiem, piegādājot tos darījuma partnerim vai no klienta. Jādrukā, jāparaksta un vēlreiz jānosūta dokumenti. Tas viss ir laiks un nauda.

Daudzus cilvēkus pāriet uz elektronisko juridisko dokumentu pārvaldību (EDF) attur tikai šaubas, ka tas būs lētāk nekā papīrs; ka būs iespējams adekvāti un optimāli pārnest biznesa procesus elektroniskā formā; ka tas neizmaksās pārmērīgas naudas summas un virkni citu jautājumu. Mēs ceram, ka šis materiāls atbildēs uz tiem un kļūs par sākumpunktu pārejai uz EDI.

Salīdzināsim papīru
un elektroniskie dokumenti

Galvenie jautājumi jebkura projekta sākumā: cik tas maksā un kas notiks beigās. Uzņēmumiem ir svarīgi saprast, cik dārgi izmaksās EDI ieviešana un kādus rezultātus tie var sagaidīt. Salīdzināsim dažus rādītājus.

Nauda Laiks

	Papīra dokumentu plūsma	Elektroniskā dokumentu pārvaldība
Pašizmaksas cena	papīra dokuments uz 1 A4 formāta loksni - apmēram 1,5 papīra dokumentu paketes, kas vidēji ir 6 A4 formāta loksnes - 9.	jebkura apjoma elektroniskais dokuments - 0 jebkura apjoma elektronisko dokumentu pakete - 0 .
Nosūtīšana	pa pastu - no 40-60 ar kurjeru - vairākas reizes dārgāk, vairumā gadījumu - vairāk nekā 10 reizes, atkarībā no darbuzņēmēja un galamērķa.	bezmaksas iesūtne. Izejošais no 5 līdz 9 atkarībā no EDF operatora. Nav atkarīgs no ģeogrāfiskā attāluma.
Arhīvs	telpas arhīvam, kas nemitīgi aug - nomas cenas atkarīgas no platības un reģiona.	Elektronisko dokumentu glabāšanas nosacījumi ir atkarīgi no EDF operatora. SKB Kontur glabā dokumentus bez maksas un beztermiņa.

	Papīra dokumentu plūsma	Elektroniskā dokumentu pārvaldība
Dokumentu sagatavošana	Drukāšana, parakstīšana, zīmogu uzlikšana dokumentu pakai - no vienas līdz vairākām dienām, atkarībā no dokumentu parakstīšanai pilnvarotās personas klātbūtnes vai prombūtnes darba vietā. Ja ir liels izejošo dokumentu apjoms, visi grāmatvedības darbinieki katru mēnesi vairākas dienas ir aizņemti ar to sagatavošanu.	Elektronisko dokumentu parakstīšana, ko veic pilnvarots darbinieks, aizņem dažas minūtes. Paziņojumi par jauniem dokumentiem paātrina parakstīšanu, un masveida darbības EDI sistēmās ļauj parakstīt daudzus dokumentus “ar vienu klikšķi”.
Nosūtīšana	Atkarībā no galamērķa: pa pastu - no vairākām dienām līdz divām nedēļām; ar kurjeru - no vienas līdz četrām dienām.	Neatkarīgi no reģiona adresāts saņem dokumentus dažas sekundes pēc nosūtīšanas.
Parakstīto kopiju atgriešana	Atkarībā no galamērķa: pa pastu - no vairākām dienām līdz mēnesim; ar kurjeru - no vienas līdz četrām dienām.	Neņem laiku. Kad darījuma puse paraksta EPC dokumentu, abām pusēm ir piekļuve parakstītajam dokumenta oriģinālam. Diadocā par ienākošā dokumenta parakstīšanu nav jāmaksā.

Ar dokumentu plūsmu 500 dokumenti gadā
jūs ietaupīsiet 22 250

Izmantojot papīra dokumentus, jūsu gada izmaksas būs 25 750, savukārt, ja dokumentu plūsma caur Diadoc ir 3 500.

Metodes izvēle darbam ar EDF

EDI sistēmas ieviešana uzņēmuma darbībā var aizņemt ļoti dažādus laika periodus un prasīt dažādus finanšu ieguldījumus. Tas ir atkarīgs no viņa izvēlētās metodes darbam ar EDF. Teorētiski EDI ir nepieciešams tikai internets un digitāls elektronisks dokuments. Praksē uzņēmumam ir jāizlemj, kā tieši tas organizēs darbu ar elektroniskajiem dokumentiem.

Web versija

Vienkāršākais veids ir strādāt ar tīmekļa versiju, kas ir pieejama ikvienam. Tas neprasa nekādu iejaukšanos uzņēmuma informācijas sistēmās, dokumentu apmaiņa ar darījumu partneriem notiek, izmantojot e-pasta principu. Šajā gadījumā uzņēmums maksā tikai par nosūtītajiem dokumentiem.

Modulis priekš 1C

1C lietotājiem Diadoc ir izstrādājis standarta risinājumu šīs grāmatvedības sistēmas populārākajām versijām: ikviens var vienkārši lejupielādēt moduli no vietnes, instalēt to un strādāt ar elektroniskajiem dokumentiem no pazīstamas programmas.

Integrācija ar citām grāmatvedības sistēmām

Integrācija ar citām grāmatvedības sistēmām prasīs ilgāku laiku un būs dārgāka. Tas, pirmkārt, ir atkarīgs no uzskaites sistēmas un tās konfigurācijas, un, otrkārt, no EAF operatora.

Diadoc ir vairāki izstrādāti integrācijas risinājumi Oracle, SAP ERP (sertificētais risinājums), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive. Ir arī risinājumi integrācijai programmas līmenī – Connectors, API.

Mēs ieviešam EDI soli pa solim

Veiciet izmaiņas savās grāmatvedības politikās

Grāmatvedības politikā iekļaujiet iespēju izmantot elektroniskos dokumentus, jo īpaši, ka primāros dokumentus var noformēt elektroniskā formā un parakstīt ar elektronisko parakstu.

Izmantojot VLSI, iespējams apmainīties ar elektroniskajiem dokumentiem ne tikai sava uzņēmuma ietvaros, bet arī ar citām organizācijām vai nodaļām, kā arī kontrolēt savstarpējos norēķinus ar saviem partneriem, piegādātājiem vai ģeogrāfiski attālām nodaļām. Lai to izdarītu, ir jāiespējo dokumentu plūsma.

Kopumā jebkura elektroniska dokumenta apmaiņa VLSI sastāv no šādiem posmiem:

1. Sūtītājs aizpilda dokumentu VLSI vai augšupielādē gatavu dokumentu.
2. Nosūta to darījuma partnerim, parakstot to ar savu elektronisko parakstu.

   Ja adresāts vēl neizmanto elektronisko dokumentu pārvaldību VLSI, tad viņam uz e-pastu tiks nosūtīts uzaicinājums reģistrēties sistēmā.

3. Darījuma partneris saņem dokumentu. Ja dokumentam nepieciešams divpusējs apstiprinājums, saņēmējs to apstiprina vai noraida, norādot iemeslu.
4. Sūtītājs kontrolē dokumentu apstrādes statusu un darījuma partnera parakstīta kopijas saņemšanu.

   Ja dokuments tika noraidīts, sūtītājs var labot komentārus un nosūtīt labojošu dokumentu vai nosūtīt jaunu.

Lai izvairītos no nesaskaņām starp saņēmēju un sūtītāju, ir aizliegts mainīt dokumentu nodošanas posmus starp uzņēmumiem, taču var pievienot dokumentu apstiprināšanas posmus uzņēmuma iekšienē. VLSI satur četrus noteikumus dokumentu apmaiņai starp darījuma partneriem, kas ļauj organizēt lielāko daļu biznesa procesu:

• Līguma parakstīšana

  Ir standarta noteikumi divu pušu dokumenta parakstīšanai (līgumam).

• Rēķinu un citu pārdošanas dokumentu apmaiņa

  Elektronisko rēķinu izrakstīšanas un saņemšanas kārtību stingri reglamentē Krievijas Federācijas Finanšu ministrijas rīkojums Nr. 174n, un tā atšķiras no parastās apstiprināšanas ar papildu tehnisko dokumentu klātbūtni, kas kalpo, lai reģistrētu rēķinu nosūtīšanas un pieņemšanas datumu. .

• Savstarpējo norēķinu saskaņošana ar darījuma partneri

  Saņēmējs var ne tikai apstiprināt vai noraidīt ienākošo saskaņošanas ziņojumu, bet arī pievienot savu versiju.

  VLSI pa rindiņai sarindos sūtītāja un saņēmēja uzskaites sistēmās ģenerētos saskaņošanas paziņojumus un parādīs neatbilstības.

• Darbs ar korespondenci

  Jūs varat nosūtīt un saņemt jebkādus dokumentus, neatkarīgi no tā, vai tā ir līguma specifikācija vai apsveikuma kartīte, bez saskaņošanas, tāpat kā parasto pastu.

Atstājiet savu atsauksmi:

SŪTĪT

Automatizējiet ikdienas darbības ar 1C datu bāzēm, izmantojot konfiguratora pakešu režīmu.

UZMANĪBU!

Ja esat pazaudējis ziņojuma ievades logu, noklikšķiniet uz Ctrl-F5 vai Ctrl-R vai pārlūkprogrammas pogu Atsvaidzināt.

Tēma ilgu laiku nav atjaunināta un ir atzīmēta kā arhivēta. Ziņojumu pievienošana nav iespējama.
Bet jūs varat izveidot jaunu pavedienu, un viņi noteikti jums atbildēs!
Katru stundu Burvju forumā ir vairāk 2000 Cilvēks.

EAF operatori un elektroniskās dokumentu apmaiņas pakalpojumi

Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma Diadoc ļauj uzņēmumiem veikt juridiski nozīmīgu EDI Krievijas Federācijā un apmainīties ar jebkādiem dokumentiem savā starpā, izmantojot internetu. Lai parakstītu dokumentus Diadoc, tiek izmantots kvalificēts elektroniskais paraksts, tāpat kā elektroniskajā ziņošanā. EPC piešķir juridisku nozīmi, nenoslēdzot papildu līgumus starp darījuma partneriem.

Pakalpojums juridiski nozīmīgu elektronisko dokumentu pārvaldībai (USEDO) starp darījuma partneriem (uzņēmējdarbības vienībām).

YuZEDO nodrošina rēķinu un pavadzīmju apmaiņu elektroniskā veidā, kā arī jebkura cita veida dokumentus.

Starptautisks EDI risinājumu nodrošinātājs biznesa procesu optimizēšanai: iekšējā un ārējā elektronisko dokumentu pārvaldība, juridiski nozīmīgu elektronisko dokumentu apmaiņa (elektroniskie rēķini, pavadzīmes u.c.), elektroniskais paraksts un daudz kas cits.

1C risinājums, kas nodrošina juridiski nozīmīgu dokumentu, elektronisko rēķinu un citu elektronisku dokumentu apmaiņu tieši no 1C:Enterprise, neizmantojot citas programmas, izmantojot kādu no elektronisko dokumentu pārvaldības (EDF) operatoriem, kas atbalsta 1C-EDO tehnoloģiju.

Elektroniskās dokumentu apmaiņas pakalpojums. Tas dažu sekunžu laikā piegādās jūsu darījuma partneriem visus dokumentus, tostarp rēķinus, rēķinus un līgumus. Jūs nebūsiet atkarīgs no pasta un kurjerpakalpojumiem, aizmirsīsit par kavējumiem un kļūdām, kā arī varēsiet ātri sagatavot dokumentus nosūtīšanai pārvaldes iestādēm.

Pakalpojums ļauj organizēt elektronisko rēķinu un citu primāro dokumentu apmaiņu caur internetu ar klientiem, piegādātājiem, partneriem un nodaļām.

Juridiski nozīmīgu elektronisko dokumentu elektroniskās apmaiņas starp uzņēmumiem nodrošinātājs

InfoTeKS

Krievijas juridiski nozīmīga elektronisko dokumentu pārvaldības, elektroniskās atskaites un akreditēta sertifikācijas centra operators.

Elektroniskais ekspress

Pakalpojums elektronisko atskaišu sagatavošanai un pārsūtīšanai. Kvalificēts elektroniskais paraksts darbam valsts un uzņēmumu portālos. Elektroniskais paraksts dalībai izsolēs valsts un komerciālajās platformās.

Juridiski nozīmīgu dokumentu savstarpējās apmaiņas sistēma. Ļauj apmainīties ar finanšu un ekonomikas dokumentiem tieši no ERP sistēmas lietotāja interfeisa, pilnībā ievērojot spēkā esošos Krievijas Federācijas tiesību aktus.

SISLINK sniedz saviem klientiem pakalpojumus: juridiski nozīmīga apgrozījuma dokumenta (DOCLINK) nodrošināšanai, izplatīšanas kontrolei (DTS), elektroniskajai tirdzniecībai (ETP) un mobilajai tirdzniecības automatizācijai (SFA) jebkurai darbības virzienam.

Atšifrējums

Sistēma elektronisku dokumentu apmaiņai ar darījumu partneriem un partneriem internetā. Formalizēti un neoficiāli dokumenti tiek pārsūtīti, izmantojot stenogrammu. Viesabonēšana darbojas ar citiem EDI operatoriem. Integrācijai tiek nodrošināta API un modulis darbam 1C.

Elektronisko dokumentu pārvaldības joma aktīvi attīstās, un tādēļ pastāv nepieciešamība pastāvīgi papildināt un pilnveidot tiesību aktus par šo darbību. Normatīvie tiesību akti nosaka elektronisko dokumentu pārvaldības operatoru darbu, kā arī nosaka pamatojumu, saskaņā ar kuru attiecīgā ar ciparparakstu apliecināta dokumentācija ir līdzvērtīga dokumentiem uz papīra.

Dokumentu aprites apjomu regulē šādi normatīvie akti:

• “Par atbilstošas ​​formas rēķinu izrakstīšanas un saņemšanas kārtības apstiprināšanu pa telekomunikāciju kanāliem, izmantojot pastiprinātu kvalificētu elektronisko parakstu”;
• "Par elektronisko parakstu."

Šāda veida biznesa izmantošana ļauj atrisināt ne tikai aktuālas problēmas, bet arī ātri veikt drošus darījumus ar partneru iestādēm. Vienkāršota ir arī pārskatu iesniegšanas procedūra regulējošajiem dienestiem, jo ​​visu dokumentāciju jebkurā laikā var pārsūtīt, izmantojot internetu.

Turklāt mēs iesakām izlasīt tekstu.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība (EDF) ir elektroniskās dokumentācijas apstrādes automātisko procesu mehānisms, ieviešot jēdzienu “biroja darbs bez papīra”. Šī procesa galvenais elements ir elektronisks dokuments, kas tiek veidots, izmantojot datoru datu apstrādes rīkus un saglabāts kā tāda vai cita formāta fails datora datu nesējos.

EDI veids ir atkarīgs no iestādes specifikas:

• rūpnieciskā EDI;
• administratīvā;
• arhivēts fails;
• profesionāls;
• grāmatvedis;
• noliktava;
• tehnoloģiski progresīvs;
• slepens un konfidenciāls EDI.

Sakarā ar to, ka arvien vairāk institūciju cenšas ieviest EDI sistēmu, lai palielinātu darba laika izmantošanas efektivitāti, Krievijas valdība nolēma izstrādāt atsevišķu tiesību aktu. Federālo likumu “Par elektroniskajiem parakstiem” 2011. gada 6. aprīlī Nr. 63-FZ Valsts domes deputāti pieņēma 2011. gada 25. martā, un Federācijas padome to apstiprināja tā paša gada 30. martā.

Šis federālais likums regulē attiecības digitālā paraksta un dokumentu plūsmas piemērošanas jomā, veicot civiltiesiskus darījumus, sniedzot valsts un pašvaldību pakalpojumus, kā arī veicot citas valdības funkcijas.

Šī federālā likumprojekta teksts sastāv no 20 pantiem:

• 1. pants. Likuma darbības joma;
• 2. pants. Galvenās šajā likumprojektā izmantotās definīcijas ir;
• 3. pants. Attiecību likumdošanas regulēšana dokumentu aprites internetā piemērošanas jomā;
• 4. pants. Elektroniskās dokumentu pārvaldības lietošanas noteikumi;
• 5. pants. EDI veidi;
• 6. pants. Ar ciparparakstu parakstītu elektronisko dokumentu plūsmas atzīšanas principi par līdzvērtīgiem papīra dokumentiem;
• 7. pants. Elektronisko parakstu atzīšana starptautiskā līmenī;
• 8. pants. Federālo izpilddienestu pilnvaras attiecībā uz attiecīgo dokumentu plūsmu;
• 9. pants. Vienkāršas EDI pielietojums;
• 10. pants. Elektroniskās mijiedarbības dalībnieku tiesības un pienākumi dokumentu aprites jomā;
• 11. pants. Kvalificēta elektroniskā paraksta atpazīšana;
• 12. pants. Atbilstoša paraksta līdzekļi;
• 13. pants. Sertifikācijas centrs;
• 14. pants. Sertifikāts par pārbaudi;
• 15. pants. Akreditēts sertifikācijas centrs;
• 16. pants. Centra pilnvaras;
• 17. pants. Kvalificēts sertifikāts;
• 18. pants. Attiecīga sertifikāta izsniegšana;
• 19. pants. Likuma nobeiguma noteikumi;
• 20. pants. Federālā likuma Nr.63 spēkā stāšanās.

Svarīgs! Pats par sevi dokuments, kas izveidots elektroniski datorā, nav juridiski nozīmīgs. Likumdošanas nozīmi tas iegūst tikai ar digitālā paraksta palīdzību, kas ir analogs ar roku rakstītam parakstam.

Lejupielādējiet federālā likuma tekstu

Dokumentu pārvaldības sistēmu var būt tik daudz, cik darbības apakštipu. Ja nepieciešams, varat automatizēt jebkuru privāto dokumentāciju.

Digitālās dokumentu pārvaldības priekšrocības:

• vienota akta reģistrācija, kas ļauj to precīzi identificēt attiecīgajā sistēmā;
• vairāku operāciju vienlaicīga izpilde, ar kuras palīdzību var samazināt dokumenta pārvietošanai nepieciešamo laiku un palielināt izpildes efektivitāti;
• nepārtraukta akta kustība, kas ļauj ātri identificēt par tā izpildi atbildīgo personu jebkurā procesa brīdī;
• vienota bāze, kas nepieļauj dokumentu dublēšanos;
• efektīva un efektīva dokumentācijas meklēšana pat ar minimālu informāciju;
• efektīva atskaišu sistēma, kas ļauj kontrolēt dokumenta kustību jebkurā dokumentu plūsmas posmā.

Lejupielādēt federālo likumu“Par elektronisko parakstu” 2011.06.04. Nr. 63-FZ jaunākajā izdevumā.

Varat arī izpētīt pasta pakalpojumu likuma tekstu

Izmaiņas dokumentu aprites likumā

2015. gada beigās tika pieņemts Federālais likums Nr.445-FZ “Par grozījumiem Federālajā likumā “Par elektroniskajiem parakstiem” 2011.gada 6.aprīlī Nr.63-FZ, kas stājās spēkā 2017.gada 31.decembrī.

Šajos pantos ir veiktas izmaiņas un grozījumi:

6.panta daļas 3.1

Papildināt jaunā izdevuma tekstu: “Federālie akti nosaka, ka dokuments jāparaksta vairākām personām, izmantojot Krievijas Federācijas tiesību aktos noteikto paraksta veidu.”

8. pants

Atbilstoši jauninājumiem 8.panta 5.daļas 1.punktu vajadzētu formulēt šādi: “Saskaņojot ar pilnvaroto federālo dienestu, tiek noteiktas normas un prasības kvalificēta sertifikāta formai un elektroniskā paraksta atslēgas īpašumtiesību principi, kā ir izveidotas dokumentu plūsmas.

12.panta 1.daļas 3.punkts

Šis raksts papildināts ar šādu tekstu: “Atļauja izveidot ciparparakstu tādā formātā, kādu regulē federālais izpildu dienests. Funkcijas, kas veic valsts politikas un likumdošanas regulējuma izstrādi un ieviešanu informācijas tehnoloģiju jomā.”

13.panta 1.daļas 1.1

Saskaņā ar jauno likuma redakciju šīs dokumentu plūsmas pārbaude tiek veikta saskaņā ar elektroniskā paraksta atslēgas īpašumtiesību apstiprināšanas pamatprincipiem.

16. pants

Publicēt 3. daļas 3. punktu jaunā izdevumā: "Elektroniskā paraksta rīkiem, kā arī sertifikācijas centra līdzekļiem attiecīgā dokumenta parakstīšanas brīdī ir jānosaka un jāapstiprina kvalificēta sertifikāta derīgums."

17. pants

Federālā likuma par dokumentu apriti 2.1. daļa jāpapildina ar šādu tekstu: “Noteikumos paredzēto valsts un pašvaldību informācijas sistēmu operatoriem nav tiesību pieprasīt, lai kvalificētā sertifikātā būtu informācija, kas var ierobežot tā izmantošanu citā informācijā. sistēmas.”

Ja federālajā likumā par dokumentu apriti internetā nav ņemtas vērā prasības un noteikumi konkrētai nozarei vai iestāde plāno ieviest atsevišķu darbību, tad šajā gadījumā organizācija var izveidot savu korporatīvās informācijas sistēmu. Galu galā šī sistēma tika izveidota, lai vienkāršotu uzņēmumu darbu, slēdzot dažādus darījumus. Tāpēc šajā dokumentācijā ir jābūt ne tikai principiem, bet arī korporatīvo elektronisko dokumentu plūsmu regulējošajām lietojumprogrammām.

Mēs vēlamies pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību ar dažiem mūsu darījuma partneriem, jo ​​īpaši, lai saņemtu ar elektronisko parakstu parakstītus rēķinus un aktus. Vai tas ir jānorāda pakalpojuma līgumā, lai izvairītos no nodokļu inspekcijas “izvilkšanas”?

Organizācijām labāk būtu slēgt līgumu par elektronisko dokumentu apmaiņu, kurā tiks noteikts elektronisko dokumentu aprites formāts starp uzņēmumiem. Kādi līguma punkti palīdzēs organizācijām izvairīties no inspektoru pretenzijām, ir izklāstīti rakstā pilnajā atbildē.

Pamatojums

Ko svarīgi iekļaut elektroniskā dokumentu apmaiņas līgumā, lai izvairītos no nodokļu zaudējumiem

Jekaterina Šestakova, Actual Management LLC ģenerāldirektore, Ph.D. juridiski zinātnes

Deivids Okolelovs, Krievijas Federācijas Valsts civildienesta padomnieks, 3. šķira

“Primāro” datu elektroniskai apmaiņai ir nepieciešama abu pušu piekrišana

Bez līguma ar EDF nebūs iespējams apmainīties ar rēķiniem

Iepriekš jāvienojas par vienkārša paraksta lietošanu

AR Mūsdienās arvien vairāk uzņēmumu pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību ne tikai ar pārbaudi, bet arī ar darījuma partneriem (vairāk lasiet zemāk). Taču atšķirībā no informācijas apmaiņas ar nodokļu iestādēm, līguma par dokumentu elektronisku apmaiņu starp uzņēmumiem sagatavošanas, saskaņošanas un parakstīšanas kārtība nav apstiprināta ar likumu.

LASĪT E.RNK.RU

Vēl noderīgāki materiāli

Esam izstrādājuši līguma paraugu par dokumentu elektronisko apmaiņu (turpmāk – līgums), kurā definējām elektronisko dokumentu plūsmas formātu starp uzņēmumiem (paraugu skatīt zemāk). Apdomāsim, kādi šāda līguma punkti palīdzēs uzņēmumam izvairīties no inspektoru pretenzijām.*

1. Līguma formas konsolidācija grāmatvedības politikā attaisnos uzņēmuma tiesības apmainīties ar papīriem elektroniski

Elektroniskā dokumentu pārvaldība ir saistīta ar uzņēmuma iekšējo dokumentu plūsmu, grāmatvedību un atskaitēm. Savukārt grāmatvedības metožu kopums ir jāapstiprina grāmatvedības politikā (Federālā likuma Nr. 402-FZ 8. pants, datēts ar 06.12.11., turpmāk likums Nr. 402-FZ).

Tāpēc, ja uzņēmums nolemj ieviest elektronisko dokumentu pārvaldības un elektroniskās atskaites sistēmu, šāda sistēma ir jāatspoguļo tā grāmatvedības politikās. Ir svarīgi nodrošināt:

- elektronisko dokumentu plūsmas apjoms;
- elektronisko dokumentu formāti;
- elektronisko pārskatu glabāšanas kārtība;
- gadījumi, kad elektronisko dokumentu vietā uzņēmums dokumentus noformē uz papīra.

2. Norāde par elektroniskās apmaiņas metodi nodrošinās skaidrību mijiedarbībā ar darījumu partneriem

Uzņēmumi patstāvīgi nosaka elektronisko dokumentu pārvaldības kārtību un metodi. Ir svarīgi ņemt vērā divas galvenās nianses.

Pirmkārt, līgumā jānorāda, vai elektroniskie dokumenti tiek dublēti uz papīra. Piemēram, uzņēmums elektroniski nosūta TTN darījuma partnerim un pēc kāda laika nosūta to pašu dokumentu papīra formā (piemēram, ja darījuma partneris nav saņēmis elektronisko dokumentu).*

Lūdzu, ņemiet vērā, ka šī dokumentu apstrādes kārtība pašlaik ir paredzēta rēķiniem (noteikumu par saņemto un izsniegto pievienotās vērtības nodokļa aprēķinos izmantoto rēķinu žurnāla kārtošanu, kas apstiprināti ar Krievijas Federācijas valdības 26. decembra dekrētu, 4. punkts). 2011 Nr.1137 “Par pievienotās vērtības nodokļa aprēķinos izmantojamo dokumentu aizpildīšanas (uzturēšanas) veidlapām un noteikumiem”).

Otrkārt, līgumā vēlams atzīmēt, vai uzņēmumi elektronisko dokumentu apmaiņu veic tieši (izmantojot specializētās programmas vai parastos e-pasta klientus) vai piesaistot elektronisko dokumentu pārvaldības operatoru (vairāk lasiet zemāk).*

LASĪT E.RNK.RU

Kā apmainīties ar rēķiniem elektroniski

Krievijas Finanšu ministrija stingri reglamentē rēķinu elektroniskās apmaiņas kārtību (2011. gada 25. aprīļa rīkojums Nr. 50n), kurā visa procedūra ir aprakstīta 23 punktos. Tomēr elektronisko rēķinu apmaiņa nav tik sarežģīta, kā varētu šķist no pirmā acu uzmetiena.

Kā norāda Krievijas Finanšu ministrija, saimnieciskā darījuma faktu nodokļu vajadzībām ir iespējams apstiprināt ar elektronisku dokumentu, kas parakstīts ar pastiprinātu kvalificētu elektronisko parakstu. Dokumentu, kas parakstīts ar vienkāršu vai pastiprinātu parakstu bez ierunām, var uzskatīt par analogu dokumentam ar roku rakstītu parakstu uz papīra tikai likumā noteiktajā gadījumā (vēstule 04/12/13 Nr. 03-03-07/12250 ).

Izrādās, ka dokuments, kas parakstīts ar vienkāršu vai pastiprinātu parakstu bez iebildumiem, neapliecinās uzņēmuma izdevumus (Krievijas Finanšu ministrijas 2013. gada 23. janvāra vēstules Nr. 03-03-06/1/24, 25.12.2013. 2012 Nr.03-03-06/2/139 un no 12/20/12 Nr.03-03-06/1/710).

- rēķins veidlapā Nr.TORG-12;
- darbu (pakalpojumu) pieņemšanas un piegādes akts.

Turklāt svarīgi atcerēties, ka rēķinu apmaiņu uzņēmumi var veikt tikai piesaistot elektroniskās dokumentu pārvaldības operatoru. Tāpēc, ja organizācijai nav atbilstoša līguma, vēlams izslēgt rēķinus no elektronisko dokumentu saraksta.

5. Norādījums par elektronisko dokumentu glabāšanas kārtību pasargās tos no priekšlaicīgas iznīcināšanas

Elektronisko dokumentu glabāšanas kārtība neatšķiras no papīra dokumentu glabāšanas kārtības. Tādējādi elektroniskie rēķini ir jāglabā papīra dokumentu glabāšanai paredzēto laiku (ar Krievijas Finanšu ministrijas rīkojumu apstiprinātās kārtības 1.13. punkts Rēķinu izsniegšanai un saņemšanai elektroniskā formā, izmantojot telekomunikāciju kanālus, izmantojot elektronisko ciparparakstu datēts ar 2011. gada 25. aprīli Nr. 50n). Atgādinām, ka grāmatvedības vajadzībām primārie dokumenti tiek glabāti piecus gadus, bet nodokļu vajadzībām - četrus gadus.

Taču praksē pastāv risks pazaudēt dokumentu (piemēram, datora kļūmes vai ugunsgrēka gadījumā). Tāpēc līgumā vēlams noteikt procedūru dokumentu kopiju saņemšanai no darījuma partnera (skat. tālāk eksperta komentāru).