Elektroniskā dokumentu plūsma starp organizācijām – kā tā darbojas? Ar kādiem dokumentiem var apmainīties elektroniski, kā noformēt līgumu ar darījuma partneri par elektroniskās mijiedarbības nodibināšanu un kas jāiekļauj noteikumos? Tas tiks apspriests mūsu materiālā.

Svarīgs jebkuras elektroniskās dokumentu pārvaldības elements ir elektronisks dokuments. Lai elektroniskā formā veidotam dokumentam piešķirtu juridiski nozīmīgu spēku, abām elektronisko dokumentu plūsmas pusēm ir jānodrošina tam 3 svarīgi rekvizīti. Elektroniskajam dokumentam jābūt:

• Iegūstiet nepieciešamo informāciju.
• Ievērojiet apstiprināto formātu.
• Apliecināts ar atbildīgās personas parakstu.

Ja jūs un jūsu darījuma partneris savos uzņēmumos esat organizējuši elektronisko dokumentu ģenerēšanu noteiktos formātos, ir tehniski jānodrošina jūsu elektroniskā mijiedarbība ar tiem. Kā to izdarīt?

Lai divas atsevišķas sistēmas savstarpēji un efektīvi apmainītos ar dokumentiem, nepieciešams speciālos noteikumos precizēt visas dokumentu aprites nianses.

Vispirms jāizdomā, kuri elektroniskie dokumenti jāparaksta ar vienkāršu elektronisko parakstu, kuri ar pastiprinātu. Likumā atļautie elektronisko parakstu veidi ir parādīti attēlā.

Elektroniskā dokumentu plūsmā ar darījumu partneriem var būt dažāda nozīmes un konfidencialitātes pakāpes dokumenti. Piemēram, uz elektroniskajiem rēķiniem attiecas visstingrākās prasības: tie jāparaksta tikai UKEP un jānosūta ar EDI operatora starpniecību (Krievijas Finanšu ministrijas 2015. gada 10. novembra rīkojums Nr. 174n). Un uzņēmuma iekšējiem dokumentiem UKEP izmantošana nav obligāta. Tāpēc uzņēmums pats izlemj, kāds paraksts tiks izmantots, lai parakstītu šo vai citu iekšējo dokumentu.

Elektronisko dokumentu pārvaldības noteikumos nepieciešams noteikt elektronisko dokumentu parakstīšanas kārtību un noteikt atbildīgo personu loku, kurām ir tiesības tos parakstīt.

Pēc visu normatīvo jautājumu atrisināšanas ar darījumu partneriem jums jāizvēlas EAF operators, ar kura starpniecību jūs apmainīsities ar elektroniskajiem dokumentiem un noslēdzat ar tiem līgumu. Turklāt jums būs jāatrisina citas problēmas:

• Organizēt saņemto un nosūtīto elektronisko dokumentu elektronisko arhīvu.
• Veikt papildinājumus grāmatvedības politikā attiecībā uz pāreju uz elektronisko dokumentu pārvaldību.
• Nodrošināt atbildīgās personas ar elektroniskajiem parakstiem.
• Risināt citus organizatoriskos un tehniskos jautājumus, kas nepieciešami sistēmas efektīvai darbībai.

Dokumentu apmaiņa skenētu attēlu veidā: kā un kad tas ir iespējams

Elektroniskā dokumentu apmaiņa starp darījuma partneriem to skenēto attēlu veidā uzņēmumos tiek praktizēta jau ilgu laiku - kopš dažādu interneta pasta pakalpojumu parādīšanās. Lai to izdarītu, jums nav nepieciešamas īpašas programmas vai savienojums ar EDF operatoriem. Tomēr šīs dokumentu apmaiņas metodes izmantošanas vienkāršībai ir vairāki būtiski trūkumi:

• Nespēja nodrošināt garantētu informācijas drošību.
• Ievērojami laika un darbaspēka resursi, lai papīra dokumentu pārvērstu elektroniski skenētā attēlā.
• Nepieciešamība pēc dokumenta drukāšanas.
• Nespēja ātri apmainīt saskaņotos dokumentus.
• Citi trūkumi (nespēja izsekot dokumentam, aizkavēšanās apstiprināšanas hierarhijā uzņēmumā utt.).

Tas noved pie šīs elektroniskās dokumentu apmaiņas metodes piemērošanas jomas sašaurināšanās starp organizācijām. Skenēto attēlu apmaiņa tiek izmantota galvenokārt tiem dokumentu veidiem, kas uzņēmumam nav juridiski nozīmīgi. Un tie tiek elektroniski nosūtīti darījuma partnerim tikai, lai paātrinātu mijiedarbību (līgumu nosacījumu izpildi vai aktuālu biznesa problēmu risināšanu). Tajā pašā laikā papīra oriģināls tiek nosūtīts pa pastu vai kurjeru.

Kad nepieciešama lietojumprogramma, lai izveidotu savienojumu ar elektronisko dokumentu pārvaldību?

Dažkārt ārējai mijiedarbībai ar ieinteresētajām pusēm uzņēmumam ir jāaizpilda pieteikums pieslēgšanai elektroniskajai dokumentu pārvaldībai un virkne citu dokumentu, izmantojot īpašu veidlapu. Vairums uzņēmumu, iesniedzot Pensiju fondam elektroniskus pārskatus, saskaras ar nepieciešamību aizpildīt šādu pieteikumu.

Šajā gadījumā elektroniskās dokumentu plūsmas dalībnieki būs nevis darījumu partneri, bet gan uzņēmums un ārpusbudžeta fonds. Pieteikumu nevar rakstīt nekādā formā - tā gatavo veidni var atrast Pensiju fonda vietnē. Tajā jāietver šādi dati:

• Sīkāka informācija par uzņēmumu, kas noslēdz elektronisku mijiedarbību ar fondu.
• Informācija par telekomunikāciju operatoru un izmantoto informācijas kriptogrāfijas aizsardzības rīku.

Taču ar vienu pieteikumu elektroniskai mijiedarbībai ar fondu nepietiek. Ir arī nepieciešams:

1. Pirms pieteikuma aizpildīšanas izvēlieties akreditētu sertifikācijas centru, kas nodrošina tehniskās nianses dokumentu plūsmas savienošanai caur TKS un pēc tam līguma (līguma) noslēgšanai ar to par elektronisko dokumentu pārsūtīšanas pakalpojumu sniegšanu.
2. Pēc pieteikuma iesniegšanas un fonda speciālistu pārbaudes noslēdziet līgumu ar PRF par pieslēgšanos elektroniskajai dokumentu pārvaldībai. Veidlapu var lejupielādēt fonda vietnē.

Elektroniskā informācijas apmaiņa starp uzņēmumiem un Krievijas Federācijas Pensiju fondu ļauj sniegt personalizētu grāmatvedības informāciju, neapmeklējot fondu, savlaicīgi identificēt un labot ziņojumos kļūdas, kā arī atrisināt vairākas citas problēmas.

Plašāku informāciju par elektronisko mijiedarbību ar Krievijas pensiju fondu skatiet šajā materiālā.

Uzņēmums pats nosaka, kā ar darījumu partneriem pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību. Bet jebkurā gadījumā tas ir sarunu process. Par ierosinājumu pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību var lemt mutiski, rakstiska uzaicinājuma veidā no kāda no darījumu partneriem vai parakstot īpašu vienošanos.

Lai rakstiski aicinātu darījumu partneri izveidot elektronisku dokumentu pārvaldību, varat nosūtīt viņam vēstuli. Šādu vēstuļu izsūtīšana palīdz uzņēmumam ar lielu dokumentu plūsmu uzaicināt jaunus un esošos partnerus uz elektronisku mijiedarbību.

Vēstules tekstā jums īsi jāinformē darījuma partneris:

• Par likumā noteikto elektroniskās dokumentu pārvaldības iespēju.
• Tās priekšrocības.
• Dokumentu veidlapas, ar kurām plānots apmainīties elektroniski.
• Lai pārslēgtos uz šo sistēmu, jāveic darbības.

Zemāk ir sniegts vēstules paraugs par pāreju uz elektronisko dokumentu pārvaldību (fragments).

Nemainot vēstules tekstu un aizvietojot tikai darījumu partneru rekvizītus, varat ātri informēt tos par savu vēlmi organizēt savstarpēju elektronisku dokumentu apmaiņu.

Līgums par elektronisko dokumentu apmaiņu starp juridiskām personām

Darījuma partneri var precizēt elektroniskās mijiedarbības nianses atsevišķā līgumā par elektronisko dokumentu pārvaldību. Kā to sastādīt?

Tiesību aktos nav noteiktas īpašas prasības līguma par elektronisko dokumentu apriti starp juridiskajām personām formai un saturam. Tāpēc tā sastāvu un saturu nosaka tā dalībnieki. Šajā gadījumā ir jāievēro šādiem dokumentiem kopīgs stils un struktūra (jāapraksta līguma priekšmets, derīguma termiņš, pušu rekvizīti un citi jautājumi).

Zemāk esošajā attēlā ir parādītas šāda līguma galvenās (iespējamās) sadaļas.

Lai izveidotu elektronisko mijiedarbību, ir jāvienojas par tās niansēm. To var izdarīt mutiski, nosūtot vēstuli un/vai parakstot atsevišķu līgumu. Tāpat būs jāatrisina vairāki saistīti jautājumi (noteikt elektronisko dokumentu apmaiņas kārtību, identificēt atbildīgās personas, nodrošināt tās ar elektronisko parakstu u.c.).

Visas jebkuras organizācijas darbības tiek veiktas, apmainoties ar dokumentiem uz papīra. Informācijas sabiedrības paplašināšanās ir novedusi pie elektronisko dokumentu rašanās.

Šo dokumentu formu arvien vairāk izmanto dažādu organizāciju un citu struktūru vadošie darbinieki. Mijiedarbība ar Pensiju fondu un Nodokļu inspekciju ir kļuvusi plaši izplatīta.

Tas ir kļuvis arī aktīvi izmantots dažādās organizācijās.

Grāmatvedības dokumentu elektroniskā apmaiņa tika legalizēta pirms vairākiem gadiem.

Kopš 2002. gada Federālais likums Nr. 1-FZ “Par elektronisko digitālo parakstu” ir padarījis papīra un elektroniskos dokumentus par vienādiem juridiskajā spēkā, taču 2013. gada jūlijā šis regulējums bija spēkā neesošs.

2011. gada 6. aprīļa federālais likums Nr. 63-FZ “Par elektroniskajiem parakstiem” nosaka pamatnoteikumus to organizāciju mijiedarbībai, kuras izmanto elektroniskos parakstus. Finanšu ministrijas un Krievijas Federālā nodokļu dienesta kopīgais 2011. gada 17. februāra rīkojums Nr. ММВ-7-2/168@ apstiprināja pamatnoteikumus dokumentu iesniegšanai nodokļu birojā.

Rēķinu reģistrēšanā, uzskaitē un apmaiņā elektroniska dokumenta veidā starp dažādām organizācijām tiek ņemti vērā Finanšu ministrijas nosacījumi, kas apstiprināti ar 2011.gada 25.aprīļa rīkojumu Nr.50n.

Valdības 2011.gada 26.decembra dekrēts Nr.1137. ir noteikti aizpildīšanas noteikumi un jaunas rēķinu formas un virkne citu grāmatvedības dokumentu. Rēķinu apmaiņa elektroniskā formā, izmantojot īpašu saziņu, tiek veikta noteiktā formātā, kas apstiprināts ar Krievijas Federālā nodokļu dienesta 2012. gada 30. janvāra rīkojumu Nr. ММВ-7-6/36@.

Federālā nodokļu dienesta rīkojums 03.05.2012. Nr.ММВ-7-6/138@ noteica, kādā formātā dažiem grāmatvedības dokumentiem jābūt apmaiņai un iesniegšanai nodokļu iestādēm.

Lai organizācijas apmainītos ar TORG-12 grāmatvedības dokumentāciju un Darba pieņemšanas aktu vajadzīgajā formātā, Federālais nodokļu dienests izdeva 2012.gada 21.marta rīkojumu Nr.ММВ-7-6/172.

Elektroniski izsniegtie primārie dokumenti tiks apstiprināti tikai pēc tam, kad tie būs atzīmēti.

Visa grāmatvedības dokumentu apmaiņa elektroniskā formātā starp darījumu partneriem notiek, izmantojot elektronisko dokumentu pārvaldību, kas tiek veikta saskaņā ar Federālā nodokļu dienesta 2012. gada 20. aprīļa rīkojumu Nr. ММВ-7-6/253@.

Elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocības

Visām izmaiņām, kas ieviestas ar tiesību aktiem darījumu partneru mijiedarbībā, neapšaubāmi ir vairākas priekšrocības.

Elektroniskās dokumentu pārvaldības ieviešana samazina dokumentu apmaiņas laiku. Tas notiek, ietaupot laiku dokumentu apstrādei un piegādei starp organizācijām abās pusēs.

Tiek ietaupīts laiks, ierakstot darījumus grāmatvedības reģistros, veicot kļūdu monitoringu, samazinot dokumentu apstrādes posmus un veidojot atskaites.

Uz papīra noformētie un vadītāja parakstīti primārie grāmatvedības dokumenti (rēķins, aizpildīšanas apliecība un pavadzīme), ar kuriem ir pieradušas strādāt visas organizācijas, pakāpeniski tiks pārcelti uz elektronisko formātu.

Visa dokumentu plūsma starp darījumu partneriem notiek saskaņā ar šādu shēmu:

• Pārdevēja organizācija savā grāmatvedības sistēmā izveido dokumentu. Izmantojot kriptogrāfijas programmatūru, paraksta dokumentu ar elektronisko parakstu. Nākamais solis ir tas, ka organizācija augšupielādē aizpildīto dokumentu operatora sistēmā un nosūta to darījuma partnerim, kurš to pieņem, izmantojot īpašu programmatūru.
• Pēc tam pircējs savā grāmatvedības programmā ievada saņemto elektronisko dokumentu, pārbauda darījuma atbilstību, ja viss ir pabeigts bez kļūdām, tad uzliek savu elektronisko parakstu un ar operatora starpniecību nosūta atpakaļ pārdevējam. Ja pārbaudes laikā tiek atklātas neprecizitātes vai kļūdas, pircējs nosūta pārdevējam atteikuma paziņojumu, norādot iemeslus.

Pārdevēja organizācija elektronisko dokumentu atspoguļo savā grāmatvedībā tādu, kāds tas izdots pēc apstiprinājuma signāla saņemšanas no elektronisko dokumentu pārvaldības operatora par faila pieņemšanu un paziņojuma pircējam, ka dokuments ir saņemts.

Saskaņā ar normatīvajiem aktiem grāmatvedības dokumentu apmaiņa starp darījuma partneriem tiek veikta gan papīra, gan elektroniskā veidā.

Dokumentiem, kas noformēti elektroniskā formā un parakstīti ar elektronisko parakstu, ir vienāds juridiskais spēks kā pārziņa parakstītiem papīra dokumentiem.

Dokumentu plūsma starp organizācijām tiek veikta ar operatora starpniecību, kas ļauj samazināt uzskaites un apstrādes laiku

Novembra beigās elektronisko juridiski nozīmīgu dokumentu apmaiņas sistēmas “” veidotāji portālā “Grāmatvedība tiešsaistē” rīkoja konkursu par elektronisko dokumentu pārvaldību. Ne viens no četrsimt dalībniekiem nevarēja pareizi atbildēt uz visiem 15 konkursa jautājumiem. Konkursa organizatori izanalizēja visas saņemtās atbildes, un tagad piedāvā sakārtot jautājumus, kas grāmatvežiem sagādāja vislielākās grūtības.

Ievadinformācija

Pēc tam, kad šī gada maijā kļuva iespējama elektronisko rēķinu apmaiņa, daudzi lielie Krievijas uzņēmumi sāka pāreju uz elektronisko dokumentu pārvaldību (EDF). Attiecīgi, lai būtu iespēja sadarboties ar uzņēmumu vadītājiem, to potenciālajiem darījumu partneriem ir jāorientējas EDI regulējošā regulējumā. Šodien mēs palīdzēsim grāmatvežiem risināt sarežģītus jautājumus, kas rodas, pētot elektronisko dokumentu apmaiņas noteikumus.

Elektronisko rēķinu sagatavošana un izsniegšana

Vislielākās grūtības rodas, atbildot uz jautājumu, kā nosūtīt elektronisko rēķinu. Tādējādi 80% konkursa dalībnieku uzskata, ka elektronisko rēķinu darījuma partnerim var nosūtīt pa e-pastu. Tomēr tā nav.

Elektronisko dokumentu uzglabāšana

Aptuveni puse konkursa dalībnieku joprojām uzskata, ka, lai uzglabātu elektroniskos dokumentus, tie ir jāizdrukā. Taču federālajā likumā par arhīvu lietām teikts: “arhīva dokuments ir taustāms nesējs ar tajā ierakstītu informāciju, kurā ir rekvizīti, kas ļauj to identificēt, un ir pakļauts glabāšanai, ņemot vērā norādītā nesēja nozīmīgumu un informāciju pilsoņiem, sabiedrībai un valstij.” Tādējādi tiesību akti neparedz obligātu prasību izveidot elektroniskā dokumenta kopiju papīra formā un glabāt dokumentu papīra formā.

Elektronisko rēķinu apmaiņas kārtība

Daudz mazāk jautājumu radīja praktiskā elektronisko rēķinu apmaiņas procedūra. Varbūt tas ir izskaidrojams ar to, ka procedūra ir noteikta atsevišķā dokumentā (Krievijas Finanšu ministrijas 2011. gada 25. aprīļa rīkojums Nr. 50n) un izslēdz jebkādas neskaidras interpretācijas. Uz jautājumiem par to, kā labot kļūdas rēķinos, kas tiek uzskatīts par elektroniskā dokumenta saņemšanas datumu un vai elektronisko rēķinu var parakstīt tikai ar vadītāja vai citas ar rīkojumu pilnvarotas personas elektronisko parakstu, 49%, Pareizi atbildēja 54% un 63% konkursa dalībnieku.

Elektronisko dokumentu formāti

Vairāk nekā puse dalībnieku (58%) zina, kuriem dokumentiem Federālais nodokļu dienests jau ir izstrādājis obligātos vai ieteicamos XML formātus. Atgādināsim, ka ar Krievijas Federālā nodokļu dienesta 03/05/12 rīkojumu Nr. ММВ-7-6/138@ tika apstiprināti obligātie formāti rēķiniem, korekcijas rēķiniem, saņemto un izrakstīto rēķinu žurnālam un grāmatiņām pirkumiem un pārdošanai, kā arī šo grāmatu papildu lapām (sk. ""). Un Krievijas Federālā nodokļu dienesta 2012. gada 21. marta rīkojums Nr. ММВ-7-6/172@ apstiprināja ieteicamos formātus pavadzīmei TORG-12 veidlapā un darba (pakalpojumu) pieņemšanas aktā (sk. “”). Lūdzu, ņemiet vērā, ka šādos formātos iesniegtos dokumentus var nosūtīt Federālajam nodokļu dienestam pārbaudei tādā formā, kādā tie tika saņemti no darījuma partnera. Tas ir, nepārvēršot dokumentu skenētā attēlā.

Rēķinu žurnāls un pirkumu virsgrāmata

Pirkumu grāmatiņu un rēķinu žurnālus elektronisko dokumentu klātbūtnē prot glabāt attiecīgi 94% un 74% dalībnieku. Pirkumu grāmatiņas forma un tās uzturēšanas noteikumi ir noteikti lēmuma Nr.1137 pielikumā Nr.4, bet saņemto un izrakstīto rēķinu uzskaites žurnāla forma un tās uzturēšanas noteikumi – pielikumā Nr.3. uz to pašu izšķirtspēju.

Saskaņā ar pielikuma Nr.4 2.punktu rēķini, kas saņemti gan papīra, gan elektroniskā veidā, ir vienoti reģistrējami pirkumu grāmatiņā. Un saskaņā ar 3.pielikuma 3.punktu papīra vai elektroniski noformētie rēķini tiek reģistrēti hronoloģiskā secībā grāmatvedības žurnāla 1.daļā atbilstoši izdošanas datumam. Saņemtie rēķini, gan papīra, gan elektroniski, ir norādīti žurnāla 2. daļā pēc to saņemšanas datuma. Tajā pašā laikā saskaņā ar žurnāla formu un tā aizpildīšanas noteikumiem rēķina izrakstīšanas metodi norāda vērtība 3. ailē: vērtība 1 norāda dokumenta sagatavošanu uz papīra, bet vērtība 2 norāda sagatavošana elektroniskā veidā.

Darbs elektronisko dokumentu nosūtīšanas sistēmā

Darbs ar elektroniskajiem dokumentiem praksē izrādās daudz vienkāršāks nekā teorētiski. Neskatoties uz sarežģītības pārpilnību elektronisko dokumentu pārvaldību regulējošajos tiesību aktos, lielākā daļa strīdīgo teorētisko jautājumu tiek atrisināti un automatizēti līmenī. Tādējādi EDF operatoru sistēmās automātiski tiek veikta kontrole pār pareizu elektronisko dokumentu rekvizītu aizpildīšanu un visu tehnoloģisko dokumentu noformēšanu, un rēķina labošanas procedūra no pirmā acu uzmetiena neatšķiras no līdzīgas. darbības ar papīra dokumentu. Visticamāk, tieši tāpēc aptaujas dalībniekiem visvieglāk bija izpildīt praktiskos uzdevumus par darbu EDI sistēmā. Vairāk nekā 75% dalībnieku izpildīja šādus uzdevumus.

Materiālu sagatavoja juridiski nozīmīgu dokumentu apmaiņas elektroniskā formā sistēmas "Diadoc" speciālisti, pamatojoties uz konkursa "" rezultātiem.

Korporatīvā dokumentu plūsma (ārējā elektronisko dokumentu plūsma)

1. nodaļa. Pāreja uz elektronisko dokumentu apmaiņu ar darījumu partneriem: ar ko sākt, kas jāzina

Jekaterina Mihejeva
Karīna Kassis
2017. gada 17. maijs 14:43

Par elektronisko dokumentu pārvaldību bieži tiek runāts daudz, taču ir grūti orientēties lielā skaitā jaunos terminos, un vēl grūtāk ir saprast, kā tas viss darbojas. Rakstu sērija “Grāmatvedis un elektroniskais dokuments” tika īpaši izstrādāta, lai pieejamā valodā pastāstītu visu, kas grāmatvedim jāzina par šāda veida mijiedarbību. Kā uzsākt apmaiņu? Kā strādāt ar elektroniskiem primārajiem dokumentiem un iesniegt atskaites jaunā formā? Atbildes uz šiem un citiem jautājumiem atradīsiet mūsu izdevumos.

Pirmajā nodaļā runāsim par to, kā pāriet uz elektronisku mijiedarbību ar darījuma partneriem un kas nepieciešams, lai uzsāktu apmaiņu.

Skats no augšas: vai ir vajadzīgas izmaiņas?

Grāmatvedība ir nesaraujami saistīta ar dokumentu apriti. Shēmas darbam ar papīra dokumentiem ir pilnveidotas gadu desmitiem. Šodien tās ir aizstātas ar elektroniskajām.

Paskatīsimies uz pašreizējo situāciju no augšas: daudzi uzņēmumi, ieviešot informācijas sistēmas, daļēji vai pilnībā automatizē savus iekšējos biznesa procesus. Bet organizācijas darbība neaprobežojas tikai ar iekšējiem procesiem, ir nepieciešama arī mijiedarbība ar darījumu partneriem.

Piemēram, grāmatvedis pēc saimnieciskā darījuma pabeigšanas savā grāmatvedības sistēmā sastāda darba izpildes aktu, to izdrukā un nosūta pa pastu vai ar kurjeru. Darījuma partneris, saņēmis dokumentu, to skenē un ievada informācijas sistēmā, ja tāda ir pieejama. Pēc tam grāmatvedis manuāli veic ierakstus grāmatvedības sistēmā un bez kļūmēm saglabā papīra oriģinālu. Ērti?

Situācija ir paradoksāla: iekšējie procesi tiek optimizēti, bet ārējie nav. Turklāt tieši pēdējie faktiski samazina gan materiālu, gan laika izmaksas. Papīra dokumentu piegāde aizņem vērtīgas dienas un nedēļas, savukārt elektroniskie dokumenti tiek pārsūtīti dažu minūšu laikā.

Apmaiņas metodes

Tātad, jūs esat nolēmis pārsūtīt elektroniskos dokumentus savam darījuma partnerim. Abas puses neatkarīgi izlemj, kā tiks strukturēta mijiedarbība. Ir divas galvenās iespējas:

● Apmaiņu ar darījuma partneri tieši Varat sākt, noslēdzot iepriekšēju vienošanos, kurā sīki aprakstīta procedūra un procedūras nosacījumi. Ja abi darījuma partneri izmanto pastiprinātu kvalificētu elektronisko parakstu, tad līgums attiecīgi nav jāslēdz, citos gadījumos tas ir nepieciešams. Šīs iespējas acīmredzamā priekšrocība ir tā, ka jums nav jāmaksā operatoriem par dokumentu pārsūtīšanu, varat izmantot parasto e-pastu. Taču ne visus failus ir atļauts nosūtīt tieši darījuma partnerim.

● Vēl viena iespēja ir rēķinu apmaiņa ar elektroniskā dokumentu pārvaldības operatora starpniecību (EDO operators SF). Šī metode ir labāka kaut vai tāpēc, ka vienreiz pieslēdzaties operatora tīklam, pievienojaties biržas noteikumiem un strādājat servisā. Ziemeļu flotes EDI pārstāvjiem ir tehnoloģiskās, personāla un juridiskās iespējas nodrošināt leģitīmu mijiedarbību ar jebkuriem elektroniskajiem dokumentiem un, galvenais, strādāt ar rēķiniem.

Mums bieži jautā, kāpēc mums ir vajadzīgs operators, ja mēs varam apmainīties tieši? Pirmais un svarīgākais ir tas, ka, veicot tiešo apmaiņu, tas ir, bez operatora līdzdalības, nevarēsiet apmainīt elektroniskos rēķinus. Saskaņā ar Krievijas Finanšu ministrijas 2015. gada 10. novembra rīkojumu Nr. 174n “Par elektronisko rēķinu izrakstīšanas un saņemšanas kārtības apstiprināšanu, izmantojot telekomunikāciju kanālus, izmantojot pastiprinātu kvalificētu elektronisko parakstu”, elektronisko rēķinu apmaiņa ir jāveic. jāveic ar SF EDI operatora starpniecību, kopš nepieciešamības gadījumā operators var apstiprināt ESF un citu dokumentu izsniegšanas vai saņemšanas faktu.

Karīna Kassis, analītiķeSynerdocs.

Trīs vienkāršas darbības EDI

Elektronisko dokumentu apmaiņa, izmantojot EDF operatoru SF, ir vispieņemamākā iespēja, tāpēc mēs to apsvērsim sīkāk. Lai sāktu strādāt attiecīgajā servisā, nepieciešams:

● pieslēgties operatoram;

● iegādāties elektroniskā paraksta sertifikātu un kriptogrāfijas aizsardzības rīkus (CIPF) vai mākoņa elektronisko parakstu (iegādājoties to, CIPF nav nepieciešams), sīkākai informācijai par tā lietošanu sazinieties ar operatoru;

● savienot darījumu partnerus ar operatora palīdzību vai patstāvīgi.

EDO SF speciālisti rūpējas par lielāko daļu organizatorisko jautājumu. Lietotājiem ērtas pieredzes nodrošināšana ir viņu galvenais uzdevums.

Savienojuma izveide ar operatoru

Vispirms sazinieties ar operatoru, pārrunājiet savienojuma izmaksas un noteikumus. Lai pieslēgtos pakalpojumam, jāreģistrējas, izmantojot pieteikumvārdu un paroli vai elektroniskā paraksta sertifikātu. Lai sāktu darbu, klientam jāpiekrīt noteikumiem, jāparaksta licences līgums (publisks piedāvājums), jāizvēlas tarifs un jāapmaksā rēķins.

Elektroniskā paraksta sertifikāta un kriptogrāfijas aizsardzības līdzekļu iegāde

Attiecīgos dokumentus varat iegūt jebkurā Krievijas Federācijas Telekomunikāciju un masu komunikāciju ministrijas akreditētā sertifikācijas centrā (akreditēto CA saraksts). Bieži vien tie ir paši SF e-dokumentu plūsmas operatori. Vēl viena iespēja ir nodrošināt sertifikācijas pakalpojumus ar savu partneru starpniecību.

Saskaņā ar federālo likumu Nr.63 “Par elektronisko parakstu” elektroniskā paraksta sertifikāts, ko izmanto uzņēmums (juridiska persona), identificē arī konkrētu personu, bet darbojas uzņēmuma vārdā, pamatojoties uz hartu vai pilnvaru. Protams, sertifikātus nevar nodot citām personām. Jūs nevarat likt kādam parakstīt jūsu autogrāfu uz dokumentiem. Tāpat saskaņā ar 2015.gada 10.novembra rīkojumu Nr.174n rēķins elektroniskā formā, kas nosūtīts pa telekomunikāciju kanāliem, “tiek uzskatīts par elektronisko dokumentu pārvaldības dalībnieka izrakstītu, ja tas ir parakstīts ar pilnvarotās personas pastiprinātu kvalificētu elektronisko parakstu. kas pieder dalībnieka pilnvarotajai personai.”

Karīna Kassis, analītiķeSynerdocs.

Elektroniskais paraksts ir noteikta rakstzīmju secība, kas tiek pievienota dokumentam. Ir trīs veidu ES: vienkāršais, uzlabotais nekvalificētais, uzlabotais kvalificētais.

Saskaņā ar Federālo likumu Nr. 63 “Par elektroniskajiem parakstiem” dokuments ar vienkāršu vai uzlabotu nekvalificētu elektronisko parakstu tiek atzīts par līdzvērtīgu papīra dokumentam, kas parakstīts ar roku.

Uzlabots kvalificēts elektroniskais paraksts ir līdzīgs ar roku rakstītam parakstam un drukātam parakstam uz papīra. Tas ir tā klātbūtnē Federālais nodokļu dienests atzīst dokumenta juridisko spēku.

Kriptogrāfiskās informācijas aizsardzības rīks (CIPF) ir īpaša programma, kas šifrē un atšifrē pārsūtītos datus. Apmaiņas pakalpojumos ir nepieciešams izveidot un pārbaudīt elektroniskos parakstus. Lietošanas tiesību licenci var iegādāties ar operatoru starpniecību. Tāpat dažiem no tiem ir iespēja strādāt ar mākoņa elektroniskajiem parakstiem. Piemēram, Synerdocs abonenti to var pasūtīt un aktīvi izmantot dokumentu parakstīšanai servisā.

Darījuma partneru savienošana

Protams, jūs varat apmainīties ar elektroniskajiem dokumentiem tikai ar tiem darījumu partneriem, kuri jau ir pieslēgti apmaiņas pakalpojumam. Līdzīgi ar sociālajiem tīkliem: nav jēgas reģistrēties, ja tur nav draugu. Tomēr citi var sekot jūsu uzņēmumam eksperimentējot. Ir situācijas, kad darījumu partneriem nepieciešama tikai papildu motivācija, preferenciāla vai brīva pieeja uz laiku. EDO SF operators palīdzēs jums atrisināt visus jūsu jautājumus, jo viņš pats ir ieinteresēts kvalitatīvā atbalstā saviem lietotājiem un jaunu abonentu savienošanai.

Nav svarīgi, kuru SF EDF operatoru darījuma partneris izmanto, jūs varat būt savienots ar vienu operatoru, bet darījuma partneris ar citu. Šobrīd vairāki vadošie operatori izstrādā un aktīvi izmanto viesabonēšanas tehnoloģiju. Varat arī izmantot citas iespējas, lai organizētu mijiedarbību ar darījumu partneriem.

Ja jūs un jūsu darījuma partneris esat savienoti ar dažādiem pakalpojumiem un kādu iemeslu dēļ nevēlaties izmantot vairāku elektronisko dokumentu pārvaldības operatoru pakalpojumus, pievērsiet uzmanību šī metode - jūs varat sazināties ar saviem operatoriem ar priekšlikumu izveidot apmaiņu savā starpā.

Otrā iespēja ir strādāt ar vairākiem operatoriem . Biržas dalībniekiem neviens neaizliedz izmantot vairāku uzņēmumu pakalpojumus. Jūs pats varat izveidot savienojumu ar vairākiem operatoriem vai piedāvāt šo darba metodi darījuma partnerim, ja tas, protams, ir piemērots.

Secinājuma vietā

Apkoposim īsi: kas grāmatvedim jāzina par to, kā uzsākt elektronisko dokumentu apmaiņu ar darījumu partneriem? Pirmkārt, dokumenta juridisko nozīmi nodrošina pastiprināts kvalificēts elektroniskais paraksts. Otrkārt, EDF operators SF garantē ātru elektroniskā dokumenta piegādi un integritāti. Treškārt, lai uzsāktu apmaiņu ar operatora starpniecību, pietiek pievienoties nolikumam, kā arī iegādāties elektroniskā paraksta sertifikātu un, ja nepieciešams, kriptogrāfijas aizsardzības rīku. Citu jautājumu risināšana faktiski gulstas uz operatoru pleciem. Ceturtkārt, lai caur to sāktu apmaiņu, pietiek ar elektroniskā paraksta sertifikāta palīdzību reģistrēties servisā, izvēlēties un samaksāt atbilstošo tarifu. Varat arī reģistrēties, izmantojot pieteikumvārdu un paroli, šī reģistrācijas iespēja ir bezmaksas, tai nav nepieciešams sertifikāts un ļauj novērtēt Synerdocs tīmekļa klienta galvenās iespējas. Bet dokumentu parakstīšana un nosūtīšana ir iespējama tikai pirmajā gadījumā.

Nākamajā numurā

Otrajā nodaļā “Grāmatvedim par elektroniskajiem parakstiem” uzzināsiet, kādos gadījumos vēl var izmantot elektronisko parakstu. Mēs arī runāsim par to, kā atšķirt trīs veidu parakstus vienu no otra. Apskatīsim tuvāk parakstīšanas mehānismu un noskaidrosim, kurš elektroniskais dokuments uzskatāms par juridiski nozīmīgu. Un mēs uzzināsim, ko darīt, lai saglabātu tā spēku.

Ja vēl pirms dažiem gadiem varēja teikt, ka elektroniskā informācijas apmaiņas forma interesē progresīvus uzņēmējus, tad šodien varam droši apgalvot, ka elektroniskā dokumentu apritei starp organizācijām ir globāls raksturs un mūsdienās tas ir ātrākais un produktīvākais veids informācijas apmaiņa.

Kas ir un kā notiek elektroniskā dokumentu plūsma starp organizācijām?

Elektroniskā dokumentu pārvaldība (EDF) ir darījuma partneru mijiedarbības veids, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, likumīgi izveidotas un tehniski atbalstītas modernās tehnoloģijas.

Dokumentu aprites sistēma starp darījuma partneriem ir izgājusi vairākus posmus, taču šis informācijas nodošanas formāts sāka aktīvi ieviesties, kad ārpusbudžeta fondi un nodokļu iestādes noteica prasības pārskatu veidošanai un sniegšanai ne tikai papīra formātā, bet arī elektroniskā formā. .

Laika gaitā lietotāji novērtēja elektroniskās metodes priekšrocības informācijas apstrādei un nosūtīšanai darījuma partneriem, un dokumentu plūsma elektroniskā formātā kļuva visaptveroša.

Elektroniskā dokumentu plūsma starp organizācijām: plusi un mīnusi

Biznesa pasaule ir novērtējusi elektroniskās dokumentu pārvaldības sniegtās priekšrocības, un mūsdienās tā tiek izmantota ne tikai saziņai ar regulējošām iestādēm, bet arī kā biznesa informācijas apmaiņas veids ar sadarbības partneriem, kā arī informācijas nodošanai uzņēmuma ietvaros.

Šāda veida informācijas apmaiņai ar darījumu partneriem ir šādas priekšrocības:

jautājumu risināšanas un norēķinu darījumu ātruma palielināšana;

efektivitāte, spēja kontrolēt un analizēt;

personāla darba laika optimizācija;

dokumentu apstrādes darbu izmaksu samazināšana.

Tomēr dažus EDI trūkumus nevar ignorēt. Būtībā tie attiecas uz sistēmu – programmatūras produktu, kas nodrošina informācijas ciklus, kam ir arī savi trūkumi. Kopumā trūkumi ietver:

nav iespējams veikt korekcijas un papildinājumus pēc dokumenta nosūtīšanas. Lai labotu kļūdas, lietotājam būs jāizmanto sarežģītāka procedūra - jānosūta atbilstošā paziņojuma pavadvēstule un jauns, izlabots dokuments darījuma partnerim;

Programmatūra netiek atjaunināta automātiski - jums ir jāiegādājas papildu sistēmas atjauninājumi, tiklīdz tie kļūst pieejami.

Kā sistēma darbojas

Definēsim, kas ir elektroniskā dokumentu plūsma starp organizācijām, kā tā darbojas un kas nepieciešams tās efektīvai darbībai.

Šobrīd elektroniskā dokumentu pārvaldība ir sistēma darbam ar dokumentiem “bezpapīra” tehnoloģijas režīmā, uz kuras pamata tiek ģenerēti oriģināli tieši elektroniskā veidā, īpašā izvēles laukā.

Sistēmas galvenais elements ir elektronisks dokuments.

Lai nodrošinātu efektīvu sistēmas funkcionalitāti un nodrošinātu tās dzīvotspēju:

potenciālajam darījuma partnerim jābūt pieslēgtam arī elektroniskajai dokumentu pārvaldības sistēmai;

starp mijiedarbības pusēm jānodrošina tehniskā gatavība dokumentu apmaiņai elektroniskā formā;

pušu darbībām jābūt saskaņotām un savstarpēji saistītām.

Lai elektroniski izveidots dokuments iegūtu juridisku nozīmi, tam ir:

atbilst noteiktam formātam;

jāapliecina ar amatpersonas vai atbildīgās personas parakstu.

Kādi dokumenti ir saistīti ar EDI?

Trīs veidu dokumenti ir pakļauti elektroniskai apmaiņai:

formalizēta dokumentācija - sastādīta standartizētās formās, kuras regulē Krievijas Federācijas tiesību akti (piemēram, UPD, rēķins, pabeigšanas sertifikāts utt.);

neformālie dokumenti, kas parakstīti ar vienu parakstu - nosūtītājs darījuma partneris (biznesa sarakste, paziņojumi, pavadvēstules u.c.);

neformāli dokumenti, ko vienlaikus parakstījuši vairāki sistēmas dalībnieki.

Kā organizēt elektronisko dokumentu plūsmu starp organizācijām

Lai organizētu EDI darbu un nodrošinātu tā efektivitāti, ir nepieciešams izstrādāt un reģistrēt visas tehniskās nianses vietējā normatīvajā aktā - speciālā EDI regulā.

EDI sistēma var ietvert administratīvos un grāmatvedības dokumentus ar dažādu svarīguma un konfidencialitātes pakāpi. Ņemot to vērā, noteikumos, uzskaitot elektroniskās aprites sistēmai pakļauto dokumentu sarakstu, nepieciešams norādīt, kuri no tiem ir apliecināti ar vienkāršu un kuri ar pastiprinātu amatpersonas elektronisko parakstu. Tāpat noteikumos jābūt to personu sarakstam, kuras ir tiesīgas parakstīt elektroniski ģenerētus dokumentus.

Pēc Nolikuma saskaņošanas un apstiprināšanas dokumentu pārvaldības sistēmas lietotājiem būs jāatrisina vairāki organizatoriski jautājumi:

izvēlieties EAF operatoru un noslēdziet ar viņu līgumu;

organizēt elektronisko arhīvu - saņemto un nosūtīto elektronisko dokumentu kopiju turpmākai glabāšanai;

informāciju par pāreju uz elektronisko dokumentu pārvaldību ievada vietējā normatīvajā aktā - uzņēmuma grāmatvedības politikā, dokumentējot to kā dokumenta papildinājumu;

nodrošināt tehnisko aprīkojumu sistēmas darbībai;

atrisināt citus organizatoriskos jautājumus.

Kas nepieciešams elektroniskai dokumentu apritei starp organizācijām

Lai pieteiktos kā EDF sistēmas dalībnieks, lietotājiem ir:

izveidot savienojumu ar EDF operatoru;

iegādāties (vai reģistrēt sistēmā esošu) elektroniskā paraksta sertifikātu, kā arī kriptogrāfijas aizsardzības līdzekli;

kopā ar operatoru savienojiet savus potenciālos darījumu partnerus ar savu pakalpojumu;

informēt savus darījuma partnerus par pievienošanos EDI sistēmas dalībniekam;

slēgt līgumus ar darījumu partneriem par dokumentu un informācijas apmaiņu elektroniski, izmantojot EDI sistēmu.