24.04.2018 16:57:38 1С:Сервистренд ru
При продаже товаров или услуг организации выставляют счета на оплату покупателям. Счёт представляет собой один из видов документации сделки, который направляется от продавца к покупателю в бумажном или электронном виде и служит основанием для получения оплаты и проведения отгрузки. Законодательно выставление счетов не является обязательным. Но на практике многие организации используют данные документы в учетной деятельности, поэтому рассмотрим подробнее алгоритм оформления счетов.
Для регистрации счета на оплату в системе 1С: Бухгалтерия 8.3 необходимо перейти по пути навигации: Продажи / Счета покупателю.
Нажатием кнопки «Создать» на панели действий открытого списка документов или клавишей «Insert» на клавиатуре ответственный за оформление счетов создает новый документ «Счет покупателю».
- Номер (присваивается при записи документа в соответствии с системным нумератором);
- Дата (по умолчанию устанавливается равной текущей системной дате);
- Контрагент (организация, которой выставляется счет);
- Договор;
- Скидка (не предоставлена / на отдельные позиции / по документу в целом);
- Дата предполагаемой оплаты;
- Статус оплаты счета (в зависимости от оплаты / неоплаты счета);
- Организация;
- Банковский счет (автоматически подставляется основной банковский счет из карточки организации).
Для заполнения реквизитов табличной части «Товары и услуги» необходимо воспользоваться кнопками «Добавить» или «Подбор». При подборе товаров дополнительно можно включить опцию «Показывать только остатки», чтобы избежать ошибок в количественном учете.
- Номенклатура;
- Количество;
- Цена;
- Сумма (рассчитывается автоматически при вводе количества и цены единицы);
- % НДС (указывается требуемая ставка НДС);
- НДС (сумма НДС рассчитывается автоматически при выборе ставки налога);
- Всего (рассчитывается автоматически как сумма полей «Сумма» и «НДС»).
- Склад;
- Дополнительные условия;
- Руководитель, главный бухгалтер (подписанты из карточки организации);
- На основании (может быть выбрана доверенность подписанта);
- Адрес доставки (выбор из контактной информации контрагента, юридический /фактический / почтовый).
Конечным шагом оформления счета на оплату является печать документа. Ответственный пользователь нажимает кнопку «Печать» в панели действий и выбирает требуемую форму.
Остались вопросы? Поможем оформить выписку счёта в 1С в рамках бесплатной консультации!
Несмотря на то, что выставление счетов на оплату каких-либо товаров или услуг покупателю не является обязательным, все же, на практике он довольно часто встречается. В счетах указываются реквизиты поставщика, а так же перечень товаров и услуг, за которые нужно внести предоплату.
Производить оплату по счетам очень удобно. Всем нам ежемесячно приходят квитанции за квартплату, свет, газ, воду. Они по своей сути тоже являются аналогами счетов.
Конечно же, счет на оплату не является первичным документом, но именно с него начинается отражение продаж товаров и услуг, а так же расчетов с покупателями. Как выставить счет на оплату в 1С 8.3 и распечатать его — мы расскажем в этой статье.
Счета на оплату вы можете найти в разделе «Продажи».
Создайте новый документ и заполните его шапку. В поле «Оплачен до» мы укажем 31 августа 2017 года. Если покупатель не оплатит его в течение указанного времени, счет станет недействителен. Причин может быть много, например, изменение цен.
Статус нашего счета изначально будет «Не оплачен». После того, как мы получим какие-либо действия со стороны покупателя, статус будет изменяться.
В качестве контрагенты выберем и укажем, что ведем с ним работу по договору с покупателем «». Договор можно и не указывать, в таком случае справа от этого поля нажмите на кнопку «Новый». В таком случае программа создаст новый договор с покупателем на основании создаваемого счета.
Не забудьте указать банковский счет, на который должна поступить оплата. Если вы предоставляете какие-либо скидки покупателю, выберите соответствующий пункт из одноименного выпадающего списка и укажите ее размер.
В табличной части на вкладке «Товары и услуги» мы укажем, что продаем 20 единиц конфет «Ассорти», 30 «Белочка» и 25 «Вишня». Обязательно проверим правильность подставленных автоматически цен. Их можно отредактировать вручную.
Если вы поставляете товары в возвратной таре, например, пиво в кегах, данные о ней так же можно указать на соответствующей вкладке.
В том случае, если данный счет на оплату является периодическим, например, у вас договор с покупателем на ежемесячную поставку, нажмите на гиперссылку «Повторять» в верхней части документа. В открывшемся окне укажите, с какой периодичностью данный счет должен повторяться. Напоминание об этом будет отображаться в списке документов.
Печать счетов на оплату
Счета на оплату в 1С выдаются покупателю в бумажном или электронном виде. В первом случае все достаточно просто. Распечатать счет моно из одноименного пункта меню «Печать» в шапке документа.
После того, как вы его распечатаете, на нем ставится подпись и печать.
Как на счет вставить печать и подпись
При выставлении счета покупателю из 1С 8.3 в электронном виде, например, по e-mail гораздо удобнее получать из программы печатную форму с уже установленными на ней печатями и факсимильными подписями. Это избавит вам от распечатывания документа, его подписания и сканирования впоследствии.
Перейдите в справочник организаций и откройте карточку той, для которой нужно установить печать и подписи. В разделе «Логотип и печать» выберите с компьютера файлы с ранее подготовленными факсимильными изображениями (можно отсканированными). Обратите внимание на то, что фон у изображений должен быть либо белым, либо прозрачным.
Теперь вернемся в ранее созданный счет на оплату и в этот раз из меню печать выберем пункт «Счет на оплату (с печатью и подписями)». Все те изображения, которые были загружены в карточку организации, отобразились в печатной форме.
Теперь при нажатии на кнопку сохранения мы смоем получить данный счет во внешнем файле, например, pdf и отправить покупателю.
Смотрите также видео инструкцию по выставлению счета и составлению договора в 1С 8.3:
Для того чтобы выписать счет на предоплату для покупателя в программе 1С Бухгалтерия 8.3 необходимо зарегистрировать документ Счет покупателю.
В документе Счет покупателю при реализации товаров или материалов, работ или услуг заполняется вкладка Товары и услуги. Вкладка Тара появляется в документе тогда, когда в Функциональности программы 1С 8.3 включена возможность учета возвратной тары.
Шаг 1 – Выписка счета покупателю
Регистрируем документ Счет покупателю: раздел Продажи – Продажи – Счета покупателям:
Нажимаем кнопку Создать:
Заполняем заголовок формы Счет покупателю:
- В строчке Номер – номер документа, сформированный программой;
- В поле От – дата документа;
- В поле Оплачен до – конечная дата оплаты счета;
- В поле Статус – возможное состояние счета: Не оплачен, Оплачен, Оплачен частично, Отменен;
- В поле Контрагент – покупатель;
- В графе Договор – необходимо указать договор с покупателем;
Внимание! При выборе договора будут выведены те договоры, для которых установлен признак договора «С покупателем»:
Если основанием для оплаты будет не договор, а данный счет, то договор можно быстро создать по кнопке Новый:
Шаг 2 – Формирование и проверка правильности заполнения таблицы «Товары и услуги»
Проверяем параметры для ввода сумм в табличную часть. Нажимаем гиперссылку в верхней части формы Цены с/без НДС .
В поле Тип цен устанавливаем определенный тип цены, по которому будет выполняться реализация. Цены могут заполняться в документе типом цен, указанным в договоре покупателя и лишь в случае, если нужная цена определена при установке типа цен.
В поле НДС выбираем способ отражения НДС в сумме документа: НДС в сумме или НДС сверху:
Заполняем вкладку Товары и услуги счета в 1С. По кнопке Добавить вводим номенклатуру, указываем количество реализуемых товаров или услуг, проверяем установленную цену, сумму, % НДС и сумму НДС и корректируем, если это необходимо:
Документ Счет покупателю не формирует движений в бухгалтерском учете, но при формировании отчетов в управленческом учете, учитываются только проведенные документы. Проводим сформированный документ Счет покупателю по кнопке Провести:
Шаг 3 – Печать печатной формы счета на оплату в 1С 8.3
Чтобы посмотреть печатную форму документа, наживаем кнопку Печать и выбираем печатную форму Счет на оплату:
Счет на предоплату заполнен всеми необходимыми реквизитами:
Счет на оплату с печатью и подписями в 1С 8.3 – инструкция
Проиллюстрируем пошагово как добавить логотип компании, печать и подписи ответственных лиц в печатную форму документа Счет покупателю.
Шаг 1 – Распечатаем и отсканируем подписи и печать.
Откроем карточку организации ООО “Арго”. Перейдем в область Логотип и печать . В поле Наименование, используемое при печати документов, можем выбрать краткое или полное наименование организации. Именно оно должно будет подставляться при печати документов:
В документе Счет покупателю допускается использование факсимильной подписи руководителя предприятия и бухгалтера. Так же в документ могут быть добавлены логотип компании и печать. Для этого в программе 1С 8.3 предназначены четыре поля, куда можно загрузить необходимые графические изображения.
Разработчики программы 1С Бухгалтерия 8.3 подготовили подробные рекомендации “Как создать факсимильную подпись и печать”, с которыми можно познакомиться по одноименной ссылке:
- распечатать лист формата А4;
- поставить печать и подписи в специально отведенных местах;
- отсканировать данный лист;
- вырезать в каком-либо графическом редакторе каждое изображение и сохранить в формате jpg;
- загрузить изображения печати и подписей в карточку организации:
Шаг 2 – Вырежем изображения печати и подписей и сохраним каждое в отдельный файл.
Больше всего вопросов у пользователей возникает по поводу обработки изображения в графическом редакторе. Остановимся подробнее на этом моменте.
Вырежем графическое изображение печати с помощью графического редактора Paint, так как Paint является стандартной программой для любой версии ОС Windows. Для этого:
- Откроем папку с отсканированным документом. Щелкнем на документ правой кнопкой мыши – Открыть с помощью – Paint:
Нажимаем кнопку Выделить и прямоугольной рамкой выделяем печать организации:
Скопируем выделенный фрагмент в буфер обмена по кнопке Копировать:
Создадим в Paint новый документ по кнопке Создать:
Вставим в новом документе выделенный фрагмент из буфера обмене по кнопке Вставить:
Не снимая выделения с фрагмента, нажмем кнопку Обрезать:
Сохраним полученное изображение в формате jpg: открываем в Paint Главное меню – Сохранить как – Изображение в формате JPEG:
Указываем папку, куда сохраняем документ, имя файла “Печать.jpg”, нажимаем кнопку Сохранить:
Для получения файлов с подписями и логотипом, повторим в Paint те же операции. В результате должно получиться четыре отдельных файла:
Шаг 3 – Загрузим изображение печати, подписей и логотипа в карточку организации
Открываем карточку организации и переходим по ссылке Загрузить печать . В окне Выбор картинки указываем папку с сохраненными изображениями, выбираем файл «Печать» и нажимаем кнопку Открыть:
Аналогично загружаем в соответствующие поля логотип, подпись руководителя организации (например, директора) и подпись главного бухгалтера. Сохраняем изменения в карточке Организации по кнопке Записать:
Теперь в программе 1С Бухгалтерия 8.3 появилась возможность распечатывать счет на оплату в двух видах:
- Счет на оплату – где отражается из добавленных изображений только логотип:
Шаг 4 – Дополнительные условия, которые необходимо отразить в Счете на оплату
Довольно часто в счете на предоплату требуется указать какие-то дополнительные условия, например, об условиях отгрузки или доставки товара. Для этих целей в программе 1С Бухгалтерия 8.3 существует справочник Дополнительные условия, в котором можно зарегистрировать несколько вариантов формулировки для данных условий или изменить существующие.
По умолчанию справочник Дополнительные условия заполнен наиболее распространенными формулировками условий для разных ситуаций:
Выберем формулировку «Продажа и доставка товара» и откорректируем ее по кнопке Открыть:
Вводим новый пункт в текст условий: «Разгрузка автотранспорта осуществляется силами Покупателя и за его счет» и сохраняем документ.
Суть деятельности любой фирмы – совершение сделок купли-продажи. Товары, услуги, сырье и материалы, даже информация – передача всего этого требует проведения торговых операций. Чаще всего для оплаты используются формы безналичного расчета: во-первых, в ряде случаев этого требует закон (передавать в рамках сделки более 100 тысяч рублей наличными запрещено), во-вторых, большинству юридических лиц это удобнее. Основанием же для совершения безналичных денежных переводов выступает счет на оплату, содержащий перечень товаров/услуг/прочих объектов купли-продажи, их стоимость и реквизиты поставщика.
Какую же информацию в обязательном порядке содержит счет?
Юридической силы (при необходимости вернуть товар, докомплектовать или обменять его) счет не имеет, что, впрочем, не умаляет важности этого документа. В целом унифицированной, утвержденной законодательством формы его составления нет, поэтому фирма при необходимости выписать счет на оплатуможет составить документ по собственному образцу. Тем не менее, в бумажном виде счет должен содержать ряд обязательных реквизитов:
- название организации, ее юридический и фактический адрес (желательно также указать номер телефона и факса);
- ИНН либо КПП;
- банковские реквизиты (номер расчетного счета, наименование банка, БИК и корреспондентский счет);
- номер и дата выставляемого счета;
- название покупателя;
- перечень товаров и услуг, их количество, цена, общая сумма (желательно – в табличной форме);
- сумма НДС (если организация его платит);
- строка «Итого к оплате», в которую вносится сумма двух предыдущих строк;
- сумма счета
- общая стоимость работ и услуг прописью.
Получившийся документ должен быть заверен подписями уполномоченных лиц.
Как выписать счет в 1С «Предприятие»
Чтобы выписать счет в программе 1С «Предприятие», необходимо выбрать пункт «Счет» в меню «Продажи». Поле «Номер счета» надо оставить пустым, поскольку оно заполнится автоматически – документу присвоится соответствующий порядковый номер. Текущую дату создания счета, которая выставляется по умолчанию, при необходимости можно изменить. Если в установленной программе ведется учет по нескольким фирмам, то в поле «Организация» следует выбрать нужную, и ее реквизиты проставятся автоматически.
Чтобы выбрать контрагента, надо воспользоваться соответствующим меню – перечень появится после нажатия на представляющую собой квадрат с тремя точками кнопку выбора. Для заполнения поля «Договор» понадобится документ, на основании которого осуществляется продажа; пункт «Вид договора» должен получить значение «С покупателем». Чтобы облегчить впоследствии задачу, целесообразно при работе с контрагентом заполнять справочник – добавлять на вкладку «Счета и договоры» реквизиты каждого нового договора.
Также соответствующей информацией необходимо заполнить поля «Склад» и «Банковский счет». В последнем случае нужно указать р/с, на который покупатель перечислит средства (по умолчанию ставится основной счет предприятия). После этого «шапку» можно считать заполненной – и переходить к основной части задачи о том, как выписать счет на оплату, – составлению таблицы.
Чтобы представить требуемую информацию в табличной форме, следует воспользоваться меню «Подбор» на вкладке «Товары». Алгоритм действий выглядит следующим образом.
- В верхней части страницы выбирается параметр, по которому нужно произвести подбор (поле «Подбор», затем – «Остатки номенклатуры»).
- В средней части формы двойным кликом выбирается группа номенклатуры, из которой необходимо выбрать товар.
- В нижней части формы двойным кликом задается нужная номенклатура, после чего последовательно выбираются все наименования товаров. Теперь «Подбор» можно закрывать.
После произведенных манипуляций следует проставить количество товара (по каждому), цену за единицу, НДС (если фирма работает с ним) – а итоговая сумма посчитается автоматически.
В случае продажи услуг алгоритм действий аналогичный – только работать необходимо на вкладке «Услуги». К слову, при заполнении справочника номенклатуры необходимо не забывать маркировать каждую внесенную услугу именно как услугу – иначе она будет считаться товаром.
Что еще может 1С «Предприятие»: автоматические изменения табличной части счета и не только
Для того, чтобы вносить значимые изменения в таблицу, но не пересчитывать каждую позицию, существует кнопка «Изменить» в командной панели. После ее нажатия открывается окно, куда и вносятся коррективы, которые автоматически отобразятся в таблице после выбора пункта «Выполнить». Именно так можно, например, округлять цены или выбирать их тип (оптовая/розничная/закупочная), устанавливать ставку НДС и многое другое – внесенные корректировки будут применяться сразу ко всем товарам из таблицы.
Итак, как сделать счет с помощью автоматизированной системы, предельно ясно. Но этим возможности 1С отнюдь не исчерпываются. Так, на основании счета программа может буквально в течение секунды составить автоматически следующие документы:
- приходный кассовый ордер,
- поступление средств на р/с,
- отражение НДС к вычету,
- комплектация номенклатуры,
- акт об оказании производственных услуг.
Чтобы воспользоваться такими возможностями программы, нужно просто выбрать пункт «Ввести на основании» в меню «Действия» – и тем самым существенно сэкономить время на формирование полного пакета документов по сделке.